Executive Assistant

Direct Hire

Palo Alto, CA

Watch your career SOAR when you join this Premiere Venture Capital Firm!!

Option 1 Staffing is seeking a high-performing Senior Executive Assistant to support the Founder of an established venture capital firm. This is a fast-paced, high-trust environment for someone who thrives on complexity, anticipates needs, and excels at managing demanding schedules and global travel.

Key Responsibilities:

• Partner closely with another EA to ensure seamless scheduling, travel coordination, and daily operations
• Manage and triage a high-volume inbox; draft and respond to emails with exceptional judgment and professionalism
• Own complex, ever-changing calendar management across multiple time zones
• Coordinate extensive domestic and international travel, including private aviation and frequent Europe-based travel
• Serve as the primary point of contact between internal teams and external stakeholders
• Handle day-to-day logistics, shifting priorities, and follow-through on projects
• Operate with a “24/7 mindset,” demonstrating discretion, sound judgment, and proactive problem-solving

Qualifications:

• 5+ years of recent experience (within the past 4 years) supporting a senior executive in VC, private equity, or financial services
• Bachelor’s degree preferred
• Exceptional written communication skills (email writing assessment required)
• Proven expertise in managing complex travel logistics and executive protocols
• Highly organized, agile, and comfortable juggling multiple priorities
• Polished, discreet, and naturally proactive

Compensation and Benefits:

• Base salary: $150,000–$160,000 DOE
• Fully covered medical, dental, and vision insurance
• 401(k) contribution
• Discretionary bonus

If you are an Executive Assistant who thrives in a fast-paced, complex environment please apply!

Option 1 Staffing is an award-winning, recognized leader in staffing and recruiting. We specialize in placing the highest caliber of Non-Clinical Healthcare, Information Technology, Supply Chain, Administrative, and Accounting/Finance professionals in contract and direct-hire opportunities across the nation.